Hari kamis,sore itu jadwal perkuliahan Manajemen Proyek Teknologi Informasi tidak seperti biasanya. Dua kelas menjadi satu dan ada bintang tamu yang dihadirkan. Ya perkuliahan sore itu diganti dengan kuliah tamu.
Sang pengisi materi adalah pak Tri Joko Wahyu Adi, beliau merupakan dosen teknik sipil yang memiliki banyak pengalaman sebagai manajer proyek.


Memang sedikit aneh jika perkuliahan jurusan Sistem Informasi justru diisi oleh praktisi dari teknik sipil. Justru disitulah spesialnya jurusan Sistem Informasi ITS, dalam mencari ilmu kita bisa mendapatkannya dari siapa saja. Terbukti saya mendapat banyak ilmu yang bisa diterapkan juga untuk menjadi seorang manajer proyek IT.

Tema kuliah tamu sore itu "Project Management in Construction". Kuliah tamu dimulai dari definisi proyek, apa itu? Proyek bersifat sementara, berjangka waktu, memiliki resources dan ada target akhir yang dituju.

Ada segitiga proyek yang mewakili sebuah proyek. Isi segitiga itu Quality, Time, Cost dan yang menyempurnakannya adalah safety.

Segitiga yang dipakai adalah segitiga sama sisi yang menunjukkan bahwa masing-masing memiliki kontribusi yang sama.

Pak Tri Joko menuturkan bahwa seseorang yang berperan sebagai manajer proyek harus mampu menyeimbangkan resources yang ada, melihat scope proyek, budgeting proyek, schedule dan menjaga quality proyek. Kesemuanya itu harus diperhatikan bersama dengan risk.


Oleh karena itu kita harus mengenal PMBOK, Project Management Body of Knowledge.


Scope Management
Dalam pengerjaan proyek diperlukan penentuan lingkup pekerjaan yang pasti. Mana yang termasuk pengerjaan proyek atau tidak. scope management merupakan salah satu faktor penting dalam sebuah proyek, mengapa? Karena batasan-batasan pekerjaan yang ditentukan akan membuat pengerjaan sebuah proyek lebih efisien dan efektif. Dengan begitu akan berpengaruh pada time dan budget.

Langkah yang biasa dilakukan penentuan scope management
1. Scope Planning
2. Scope Definition
3. Create WBS
4. Scope Verification
5. Scope Control


Time Management
Waktu merupakan salah satu faktor untuk pengukuran keberhasilan sebuah proyek. Maka dari itu time management harus diperhatikan dengan serius. Berikut gambaran time management.


Pada activity definition kita mennentukan schedule proyek, setelah itu activity sequencing, kemudian resource estimating yaitu penentuan waktu sumber daya dan terakhir schedule development control untuk pengoptimasian dalam time management yang sudah kita atur.

Untuk melihat dan menentukan estimasi durasi perlu menentukan input, tools dan teknik apa yang dipakai, output. Input seperti material yang dibutuhkan, kondisi , equipment yang memang diperlukan. Lalu ada analog estimasi menggunakan Critical Path Method (CPM) dan Precedence Diagram Method.

Cost Management
Proyek biasanya untuk pengerjaannya sang owner membuka tender. Untuk memenangi tender tersebut hal penting yang bisa dilihat dari cost management. Bagaimana estimasi yang dibuat mulai dari estimasi kasar, engineering estimate dan detail menggunakan bottom up estimasi, lalu budgeting, biasanya menggunakan kurva S dan terakhir control.

Quality Management
Sebagai manajer proyek kita harus menjaga kualitas pengerjaan proyek. Ada beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk membantu quality management, yaitu
1. quality planning
Biasanya menggunakan quality matrix waktu dan pengukuran
2. quality assurance
Bagaimana kinerja tes jaminan kualitas dengan menggunakan sistem metrik untuk penentuan quality plan. Ini terjadi antara proyek dan kepuasan pelanggan.
3. quality control
Melakukan pengecekan dengan menggunakan check list

HRD & Communication Management
Ini merupakan salah satu hal yang bisa dibilang tidak ada pengukurannya. Namun, ini sangat berperan penting. Sebagai manajer proyek yang perlu diperhatikan adalah interaksi antar stakeholders yang harus dijaga. Dengan interaksi antar stakeholders yang baik dan lancar maka pengerjaan proyek akan lebih efisien dan efektif secara keseluruhan.

Risk Management
Dalam proyek terdapat banyak ketidakpastian, namun ada juga yang pasti yaitu ketidakpastian.
Dalam mengantisipasi ketidakpastian yang ada perlu dilakukan identifikasi kemudian analisis, response dan monitoring & control.

Procurement Management
Procurement management adalah bagaimana ikatan kontrak yang dijalin antar pelanggan dengan manajemen proyek. Ini untuk memastikan persyaratan kontrak.
Input includes: contract, work results, change requests, and seller invoices.
Methods includes: contract change control system, performance reporting, and payment system.
Output includes: correspondence, contract changes, and payment requests